Publicado por Morgana Parisi
As metodologias ágeis, como Kanban, Scrum e Lean, transformaram a forma como as empresas organizam suas tarefas e processos.
Para os departamentos de RH de grandes empresas, entender e aplicar essas metodologias pode ser um diferencial significativo na gestão eficiente das equipes e projetos.
A seguir, veremos como essas metodologias podem ser implementadas no RH, destacando ferramentas úteis e comparando suas vantagens.
Kanban
Kanban, que significa “cartão” ou “sinal”, é uma abordagem visual para gerenciar tarefas e fluxos de trabalho, permitindo que as equipes visualizem o progresso e identifiquem gargalos.
Com a promessa de transformar o caos em clareza, seu segredo está na simplicidade: um quadro visual que divide o trabalho em etapas, permitindo que você veja, mesmo que de relance, tudo o que acontece.
O Kanban oferece uma visão clara de todas as tarefas e suas prioridades de forma organizada e controlada. Além de possibilitar a criação de estratégias organizacionais, como a descrição de cargos, que, junto ao Kanban, otimiza ainda mais a sua produtividade.
Kanban na prática
No Kanban, cada tarefa ou projeto é representado por um cartão que se move pelas colunas do quadro, geralmente divididas em “A Fazer”, “Em Progresso” e “Concluído”.
Para cada equipe ou projeto, essas etapas podem ser personalizadas para melhor refletir os processos organizacionais específicos. Veja, a seguir, um exemplo rápido de como seria um quadro Kanban para uma equipe de Recursos Humanos:
- A fazer: postar novas vagas, triagem de currículos.
- Em progresso: entrevistas agendadas, testes de habilidades.
- Concluído: ofertas enviadas, candidatos contratados.
Com essa estrutura, a equipe de RH consegue acompanhar o status de cada candidato em um só lugar, facilitando a colaboração e garantindo que nenhuma etapa seja negligenciada.
É como se você tivesse uma visão panorâmica de uma cidade, podendo ver cada rua, cada prédio e cada movimento.
Ferramentas de Kanban
Trello
Jira
Microsoft Planner.
Outras metodologias ágeis
Scrum
O Scrum é um sistema da metodologia ágil que foca em entregas incrementais e interativas, com sprints curtos e revisões frequentes. Ele permite que as equipes se adaptem rapidamente às mudanças e melhorem continuamente os processos e produtos.
Scrum na prática
Imagine que sua equipe de projetos está se preparando para uma longa viagem de carro. O destino é um produto de alta qualidade, e o percurso envolve diversas paradas e revisões ao longo do caminho. Assim como no Scrum, essa é uma forma eficaz de organizar e gerenciar projetos com eficiência e colaboração. Para exemplificar melhor, podemos usar a seguinte analogia:
- O planejamento da viagem é o Sprint Planning
Reunião inicial para definir a função e a duração dos sprints.
- A estrada é o Sprint
Cada trecho da viagem é um sprint focado nas funcionalidades definidas.
- Cada parada é um Daily Standup
Reuniões diárias para conferir o progresso e ajustar os próximos passos.
- A revisão do caminho escolhido é o Sprint Review
Avaliações e feedbacks ao final de cada sprint para ajustes necessários.
- A reflexão sobre a viagem é o Sprint Retrospective
Ponderação sobre a etapa do projeto e seus resultados, com a aplicação de melhorias na próxima fase.
- O destino da viagem é a entrega contínua
Fazer os ajustes necessários e avançar de forma organizada, realizando cada etapa.
Concluindo, o Scrum é como uma viagem bem planejada: inclui preparação, colaboração constante e flexibilidade para ajustes. Com esse método, sua equipe pode alcançar o sucesso com eficiência e organização, transformando grandes objetivos em metas alcançáveis que impulsionam o caminho.
Ferramentas de Scrum
Jira
Asana
Monday
Lean
Criado no sistema de produção da Toyota, o Lean é um método com a filosofia de eliminar ou reduzir desperdícios, melhorar continuamente os processos e maximizar o valor para o cliente. O Lean é basicamente composto por quatro etapas: mapeamento de valor, compra de recursos no momento certo, fluxo contínuo e avaliação.
Lean na prática
Implementar o Lean é como organizar um banquete bem planejado. Imagine que sua equipe está organizando esse banquete e o principal objetivo é servir um jantar delicioso para todos os convidados, usando os ingredientes de forma intencional e eficiente para evitar desperdícios. Analogicamente falando, na prática ficaria assim:
Mapeamento do valor: planejamento do banquete
Estruturar e organizar os melhores ingredientes disponíveis e definir a melhor forma de usá-los para evitar desperdícios.
Compra de recursos no momento certo: ingredientes que precisam ser frescos
Adquirir os ingredientes depois de definir a estrutura do banquete para evitar excessos e garantir que os ingredientes estejam frescos.
Fluxo contínuo: preparação dos pratos
Preparar e montar os pratos de forma organizada, sincronizada e contínua para garantir eficiência e padronização.
Avaliação: avaliando o banquete
Realizar uma reunião após o jantar para discutir melhorias, reconhecer aprendizados e sugerir soluções.
Ferramentas de Lean
Kanbanize
LeanKit
ClickUp0
Qual sistema é melhor?
Kanban vs. Scrum
Enquanto o Kanban é mais flexível, visual e contínuo, o Scrum oferece uma estrutura mais definida com sprints organizados, descrições de cargos e funções específicas. O Kanban permite uma adaptação constante, enquanto o Scrum proporciona ciclos de feedback regulares para melhorias contínuas.
Lean vs. Kanban e Scrum
O Lean tem uma filosofia abrangente que foca na eficiência geral e na redução de desperdícios, enquanto o Kanban e o Scrum atuam em etapas mais detalhadas das demandas. A combinação do Lean (melhoria contínua) com Scrum ou Kanban (práticas ágeis) pode resultar em uma gestão mais eficaz e em resultados ainda mais completos.
Ferramentas gratuitas e pagas
Gratuitas: Trello, ClickUp, Asana (versão gratuita), Notion (versão gratuita)
Pagas: Jira, Monday.com, LeanKit, Runrun.It, Notion e Asana
Conclusão
Para departamentos de RH que desejam otimizar suas operações, entender e aplicar metodologias ágeis como Kanban, Scrum e Lean é fundamental. Usar as ferramentas adequadas pode transformar significativamente a eficiência e a produtividade das equipes.
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