Publicado por Juliana Brito
“Um plano é sobre o que, um cronograma é sobre quando. São necessários ambos para realizar algo.” Peter Turla
Tempo é o recurso mais precioso que temos. Mas, infelizmente, para muitos, também é o de mais difícil controle. É por isso que cada vez mais pessoas vêm se interessando por técnicas de gestão de tempo.
Tem se tornado muito comum o sentimento de que as 24 horas de um dia não são o suficiente para completar tudo o que é esperado na nossa rotina. E isso não é só no trabalho, o sentimento perpassa no escritório, em casa e na vida pessoal. Afinal, quem nunca se queixou da falta de tempo?
Quando temos prazos e metas, estar fora do cronograma é, sem dúvidas, um sentimento muito incômodo e até desesperador. Essa situação gera diversos problemas na rotina e afeta até o humor e a saúde. Por isso, lidar com o tempo é muito mais do que apenas ser eficiente e fazer um bom trabalho: é uma questão de cuidado pessoal.
Mesmo sabendo da importância do tempo e até conhecendo algumas técnicas, a dificuldade de pô-las em prática ainda existe e é comum para muitas pessoas. A correria do dia a dia, às vezes, faz parecer que as metodologias de gestão de tempo são impossíveis ou extremamente conflitantes com a vida real.
O lado bom é que existem muitas pessoas estudando e discutindo esse assunto, criando diversas estratégias e dicas para melhorar sua organização e ajudar você a fazer uma ótima gestão de tempo.
Afinal, quem não gosta de colocar a cabeça no travesseiro e saber que fez tudo que precisava ao longo do dia?
Se isso é algo que você também busca, esse artigo é para você. Aqui, vamos trabalhar esses tópicos:
• O que é gestão de tempo;
• Como a gestão de tempo pessoal pode descomplicar sua rotina;
• Dicas para melhorar sua produtividade, foco e concentração;
• Principais técnicas de gestão do tempo.
Vamos lá?
O que é gestão de tempo
Quem nunca vivenciou a situação de ter muito tempo disponível para uma tarefa e, mesmo assim, acabar fazendo tudo no último momento? Ou então, ter várias obrigações e se sentir pressionado sem saber por onde começar?
Essas e muitas outras situações representam a dificuldade que muitos sentem em trabalhar bem com prazos e datas. A gestão de tempo nada mais é do que o conjunto de práticas e técnicas aplicado para garantir a organização, a priorização e a execução mais eficientes de tarefas.
Assim, quando você tiver duas semanas para focar em um projeto, por exemplo, você saberá exatamente como lidar com os dias e horas à sua disposição.
É preciso entender que, apesar de haver diversas metodologias, a gestão de tempo é muito mais um hábito do que uma teoria. A adoção e a insistência nas dicas e técnicas são muito mais importantes do que o próprio conteúdo.
Assim, a gestão de tempo, seja no trabalho, seja na vida pessoal, é o esforço orientado para a construção de uma rotina mais organizada, onde existem, em medidas variáveis, datas, metas e planos a serem cumpridos.
Como a gestão de tempo pessoal pode descomplicar sua rotina
A nossa saúde é composta de 4 pilares: exercício físico, alimentação, sono e saúde mental. Precisamos contemplar todos esses aspectos para que possamos nos sentir bem, com energia e motivados a longo prazo em nossas vidas. Fortalecer esses pilares, porém, envolve tempo.
Às vezes, a agitada vida moderna nos leva a negligenciar esses pontos. Passamos muito tempo focados em nosso trabalho, resolvendo problemas e buscando metas, o que pode prejudicar nossa saúde mental, gerando o que se chama de doenças do trabalho. Sem tempo, podemos nos alimentar mal por praticidade e até excluir totalmente os exercícios físicos.
Por fim, podemos trocar algumas horas de sono para incluir tudo o que precisamos em nossa rotina. Há até quem se gabe de dormir pouco, sem saber quão importante o sono realmente é.
A gestão de tempo, quando bem executada, garante que você inclua na sua agenda tudo que você considera necessário. Dessa maneira, o seu trabalho acontece de maneira mais leve, com mais foco e concentração, e sobrando tempo para que você possa aproveitar o seu dia.
O que muitas pessoas atribuem à falta de tempo é, muitas vezes, dificuldade de organização e priorização. Não importa quantos livros você leia, pratique ou tente: o dia sempre terá 24 horas. A otimização do tempo acontece quando aceitamos esse fato e investimos na pergunta: o que fazer – e como fazer – nessas 24 horas?
Leia na sequência: como construir um PDI e motivação pessoal nas empresas
Dicas para melhorar sua produtividade, foco e concentração
Agora que você já sabe o que é e porque prestar atenção na gestão de tempo – na vida pessoal, no trabalho ou no home office –, agora é o momento de saber como colocar em prática. Por isso, acompanhe as dicas a seguir.
Defina metas e objetivos
Antes de andar, é sempre bom saber como é o caminho e onde você quer chegar.
Por isso, olhe para sua rotina, tarefas e projetos, e reflita: quais são as tarefas? Quais delas seria melhor fazer no começo do dia? Quais são frequentes e as mais raras? Quais são similares ou em prol de um mesmo objetivo?
Analise com cuidado esses fatores para mapear como são os seus dias. Com isso, uma organização já começa naturalmente a surgir.
Além disso, é importante ter claro o que pretende alcançar. Muitas pessoas têm medo de metas por acharem que elas conferem um ar de seriedade e de pressão desnecessários. Mas a verdade é que elas são as melhores aliadas para manter o foco e a concentração.
Sem um objetivo claro, todo esforço fica diluído em várias pequenas coisas. É importante caminhar com um propósito.
Pense em datas e monte um cronograma
A maioria dos objetivos sem data tem o trágico costume de se expandir indefinidamente. Não se torne vítima de mais um projeto sem cronograma, pois isso faz com que a motivação e o foco se esgotem progressivamente.
Assim, a eficiência do seu plano de gestão de tempo está muito relacionada com a presença do cronograma. Mas, para isso, é necessário que suas datas sejam exequíveis. Se não, só causarão mais estresse e desânimo.
Comece a prestar atenção em quanto tempo você consome para executar suas atividades. Às vezes, podemos subestimar a dificuldade ou a complexidade de uma tarefa. Assim, deixe que o seu hábito aponte para você qual é o tempo médio das suas obrigações.
Se você sente que demora além do necessário ao executar certas atividades, reduza um pouco o tempo dedicado a isso no seu cronograma. Mas, lembre-se: é muito importante garantir que seu cronograma seja factível. Então, não seja muito duro consigo mesmo.
Anote lembretes e coloque alertas
Não importa quão boa seja sua memória, é muito fácil se esquecer das suas metas na correria do dia a dia.
Por isso, anote suas datas e pendências numa agenda física ou no calendário do celular para garantir que você se lembre não só de fazê-las, mas também de quando é o limite. Outra técnica para coisas imediatas é escrever post-its e deixá-los no seu teclado, monitor ou luminária, caso tenha uma.
Parte do sucesso da sua gestão de tempo envolve visualizar e lembrar exatamente quais são as suas tarefas pendentes. Sem isso, você sempre será surpreendido ao longo do dia por pequenas obrigações furtivas, desregulando todo o seu calendário.
Examine a procrastinação
A procrastinação é ainda uma prática muito mal compreendida entre as pessoas. Muitas reduzem a situação chamando-a, simplesmente, de preguiça. Em parte, isso está correto, mas não deixa de ser superficial. A preguiça e a desmotivação são, com frequência, sinais de questões mais profundas.
A procrastinação é, para algumas pessoas, o afastamento da tarefa por medo de errar ou excesso de pressão.
Para outras, pode ser fruto de uma intensa dificuldade de se concentrar e um mal-estar muito incômodo causado pelo esforço de manter o foco.
Em certos casos, pode ser realmente cansaço ou exaustão, que são muito mais delicados que preguiça.
Seja como for, há uma solução, mas é preciso compreender as suas causas.
Antes de se sentir mal por qualquer transgressão ao calendário ou momentos de distração, reflita: o que pode estar causando isso? Ceder à culpa só adiciona mais pressão. E, se manter a organização é algo difícil para você, isso só complica ainda mais a sua gestão de tempo bem-sucedida.
Por isso, evite a procrastinação, claro, mas caso aconteça, lembre-se de examiná-la.
Foco exige priorização
Às vezes, com muito mais frequência do que você gostaria, não haverá tempo para fazer tudo que havia sido proposto, ou não com o nível de detalhamento planejado. Por isso, é essencial ter uma hierarquia de necessidades. O que deve ser feito primeiro, o que pode ser feito caso haja tempo e o que deve ser eliminado?
Pode ser complicado abandonar algumas ideias, projetos ou tarefas, mas a verdade é que grande parte do esforço de manter o foco e a motivação é saber fechar algumas portas e focar nas poucas que ficaram abertas.
Isso quer dizer que organizar as tarefas é também saber delegar tarefas. Se algo é essencial e não há tempo para você resolver, passe para alguém.
Além disso, também é necessário dizer não. Por mais difícil que isso seja, lembre-se das suas prioridades e datas. Quando for necessário focar exclusivamente nisso, não tenha medo de dizer não.
Principais técnicas de gestão do tempo
Além da mentalidade apropriada para garantir a boa organização de tarefas, existem diversas metodologias e técnicas – algumas até com ferramentas – pensadas para melhorar ainda mais a sua gestão de tempo. Vamos conhecer as principais.
Método Pomodoro
Essa metodologia, além de ter uma história muito interessante – Pomodoro significa tomate em italiano, pois foi olhando para um cronômetro assemelhado à fruta que seu criador inventou a técnica –, tem resultados incríveis.
Ela consiste em ciclos de tempo, organizados a partir de trabalho e descanso. Funciona assim:
– cronometre 25 minutos de trabalho. Durante esse ciclo, você deve se concentrar única e exclusivamente na sua tarefa, mesmo que surjam mensagem ou pedidos;
– estabeleça 5 minutos de pausa. Aproveite esse tempo para descansar, tanto mental quanto fisicamente. Olhe pela janela, estique o corpo, hidrate-se, pare de pensar no trabalho.
Esses 30 minutos constituem um ciclo Pomodoro. Após 4 ciclos Pomodoros, ou seja, 2 horas, dê uma pausa longa, de 20 a 30 minutos. Depois, sinta-se livre para continuar a tarefa ou interrompê-la para fazer outras coisas.
Esse método é muito interessante por unir momentos de trabalho e foco intenso com descansos, nos quais sua mente pode arejar um pouco antes de retomar a atividade.
Aliás, existem vários aplicativos e sites que já montam o cronômetro para você.
Método MoSCoW
Essa é uma importantíssima técnica de priorização, pensada para quando você e sua equipe estiverem com dificuldades em decidir a hierarquia de importância das tarefas.
O nome dessa metodologia ágil deixa em maiúsculo as letras necessárias para a sua execução.
M – Must Do (Preciso fazer)
Aqui, separe as tarefas básicas e essenciais para os seus objetivos e projetos. São as tarefas que, sem elas, suas metas, ou da equipe, serão gravemente prejudicadas ou até interrompidas. Esse é o maior nível de prioridade.
S – Should Do (Devo fazer)
Aqui, separamos aquelas tarefas que causam impacto positivo, mas não são essenciais. Sua ausência poderá fazer falta, mas o projeto ainda persiste sem elas. Elas devem ser executadas até as tarefas de nível M estarem o mais satisfatórias possíveis dentro do cronograma.
C – Could Do (Poderia fazer)
Essas são tarefas com um caráter quase extra: são válidas, têm impacto relevante, mas podem receber o foco quando houver uma ocasião apropriada para isso. Ou seja, quando as obrigações de nível M e S já estiverem finalizadas.
W – Won’t Do (Não farei – por ora)
O nível W não quer dizer que esses objetivos ou metas não serão feitos, mas com certeza são os menos importantes. É bom deixá-los anotados, guardados em uma gaveta de ideias, para executá-los apenas quando for possível ou conveniente. Quando não, continue focando nas suas tarefas de nível M, S e C.
Kanban
Por fim, o famosíssimo Kanban, uma das mais conhecidas metodologias ágeis.
Ela assumiu uma posição muito importante pois é muito visual, simples de entender, aplicar e, o melhor, principalmente para quem está pensando em gestão de tempo no home office: é fácil de executar em grupo e a distância.
O Kanban é uma técnica que busca criar um fluxo de trabalho a partir de três colunas básicas. Confira!
To Do – tarefas a serem feitas
Nessa coluna ficam os cartões, post-its ou titles – como você preferir chamar – das tarefas que precisam ser executadas. Aqui são organizadas as ideias ou tarefas que ainda não chegaram ao momento mais apropriado para serem colocadas em prática.
Doing – Tarefas sendo feitas
Como o nome já diz, aqui temos os cartões representando as tarefas que já estão sendo executadas por você ou pela sua equipe.
Done – Tarefas concluídas
Na coluna final, deixe os seus objetivos já finalizados. É interessante manter essa coluna para que você e toda a sua equipe tenham visibilidade do que está acontecendo e fácil acesso aos documentos, pastas e resultados onde essas atividades foram feitas.
Conclusão
Pode exigir esforço e determinação, mas viver uma vida organizada, com uma boa gestão de tempo, está ao seu alcance.
Novamente, poucos recursos são tão importantes como o tempo que podemos investir em nosso trabalho e projetos pessoais. Aprender a organizá-lo é uma das habilidades mais importantes que você poderá ter na sua vida ou meio profissional. Afinal, cada vez mais as empresas valorizam habilidades comportamentais.
Por isso, aplique as técnicas e mantenha o hábito para sua organização de tarefas. Com paciência, a gestão de tempo pode se tornar sua maior aliada ao invés de inimiga.
