Muito além do Kanban: use as metodologias ágeis a favor do seu RH

As metodologias ágeis, como Kanban, Scrum e Lean, transformaram a forma como as empresas organizam suas tarefas e processos.

Para os departamentos de RH de grandes empresas, entender e aplicar essas metodologias pode ser um diferencial significativo na gestão eficiente das equipes e projetos.

A seguir, veremos como essas metodologias podem ser implementadas no RH, destacando ferramentas úteis e comparando suas vantagens.

Kanban

Kanban, que significa “cartão” ou “sinal”, é uma abordagem visual para gerenciar tarefas e fluxos de trabalho, permitindo que as equipes visualizem o progresso e identifiquem gargalos.

Com a promessa de transformar o caos em clareza, seu segredo está na simplicidade: um quadro visual que divide o trabalho em etapas, permitindo que você veja, mesmo que de relance, tudo o que acontece.

O Kanban oferece uma visão clara de todas as tarefas e suas prioridades de forma organizada e controlada. Além de possibilitar a criação de estratégias organizacionais, como a descrição de cargos, que, junto ao Kanban, otimiza ainda mais a sua produtividade.

Kanban na prática

No Kanban, cada tarefa ou projeto é representado por um cartão que se move pelas colunas do quadro, geralmente divididas em “A Fazer”, “Em Progresso” e “Concluído”.

Para cada equipe ou projeto, essas etapas podem ser personalizadas para melhor refletir os processos organizacionais específicos. Veja, a seguir, um exemplo rápido de como seria um quadro Kanban para uma equipe de  Recursos Humanos:

• A fazer: postar novas vagas, triagem de currículos.
• Em progresso: entrevistas agendadas, testes de habilidades.
• Concluído: ofertas enviadas, candidatos contratados.

Com essa estrutura, a equipe de RH consegue acompanhar o status de cada candidato em um só lugar, facilitando a colaboração e garantindo que nenhuma etapa seja negligenciada.

É como se você tivesse uma visão panorâmica de uma cidade, podendo ver cada rua, cada prédio e cada movimento.

Ferramentas de Kanban

Trello
Jira
Microsoft Planner.

Outras metodologias ágeis

Scrum

O Scrum é um sistema da metodologia ágil que foca em entregas incrementais e interativas, com sprints curtos e revisões frequentes. Ele permite que as equipes se adaptem rapidamente às mudanças e melhorem continuamente os processos e produtos.

Scrum na prática

Imagine que sua equipe de projetos está se preparando para uma longa viagem de carro. O destino é um produto de alta qualidade, e o percurso envolve diversas paradas e revisões ao longo do caminho. Assim como no Scrum, essa é uma forma eficaz de organizar e gerenciar projetos com eficiência e colaboração. Para exemplificar melhor, podemos usar a seguinte analogia:

• O planejamento da viagem é o Sprint Planning

Reunião inicial para definir a função e a duração dos sprints.

• A estrada é o Sprint

Cada trecho da viagem é um sprint focado nas funcionalidades definidas.

• Cada parada é um Daily Standup

Reuniões diárias para conferir o progresso e ajustar os próximos passos.

• A revisão do caminho escolhido é o Sprint Review

Avaliações e feedbacks ao final de cada sprint para ajustes necessários.

• A reflexão sobre a viagem é o Sprint Retrospective

Ponderação sobre a etapa do projeto e seus resultados, com a aplicação de melhorias na próxima fase.

• O destino da viagem é a entrega contínua

Fazer os ajustes necessários e avançar de forma organizada, realizando cada etapa.

Concluindo, o Scrum é como uma viagem bem planejada: inclui preparação, colaboração constante e flexibilidade para ajustes. Com esse método, sua equipe pode alcançar o sucesso com eficiência e organização, transformando grandes objetivos em metas alcançáveis que impulsionam o caminho.

Ferramentas de Scrum

Jira
Asana
Monday

Lean

Criado no sistema de produção da Toyota, o Lean é um método com a filosofia de eliminar ou reduzir desperdícios, melhorar continuamente os processos e maximizar o valor para o cliente. O Lean é basicamente composto por quatro etapas: mapeamento de valor, compra de recursos no momento certo, fluxo contínuo e avaliação.

Lean na prática

Implementar o Lean é como organizar um banquete bem planejado. Imagine que sua equipe está organizando esse banquete e o principal objetivo é servir um jantar delicioso para todos os convidados, usando os ingredientes de forma intencional e eficiente para evitar desperdícios. Analogicamente falando, na prática ficaria assim:

Mapeamento do valor: planejamento do banquete

Estruturar e organizar os melhores ingredientes disponíveis e definir a melhor forma de usá-los para evitar desperdícios.

Compra de recursos no momento certo: ingredientes que precisam ser frescos

Adquirir os ingredientes depois de definir a estrutura do banquete para evitar excessos e garantir que os ingredientes estejam frescos.

Fluxo contínuo: preparação dos pratos

Preparar e montar os pratos de forma organizada, sincronizada e contínua para garantir eficiência e padronização.

Avaliação: avaliando o banquete

Realizar uma reunião após o jantar para discutir melhorias, reconhecer aprendizados e sugerir soluções.

Ferramentas de Lean

Kanbanize
LeanKit
ClickUp0

Qual sistema é melhor?

Kanban vs. Scrum

Enquanto o Kanban é mais flexível, visual e contínuo, o Scrum oferece uma estrutura mais definida com sprints organizados, descrições de cargos e funções específicas. O Kanban permite uma adaptação constante, enquanto o Scrum proporciona ciclos de feedback regulares para melhorias contínuas.

Lean vs. Kanban e Scrum

O Lean tem uma filosofia abrangente que foca na eficiência geral e na redução de desperdícios, enquanto o Kanban e o Scrum atuam em etapas mais detalhadas das demandas. A combinação do Lean (melhoria contínua) com Scrum ou Kanban (práticas ágeis) pode resultar em uma gestão mais eficaz e em resultados ainda mais completos.

Ferramentas gratuitas e pagas

Gratuitas: Trello, ClickUp, Asana (versão gratuita), Notion (versão gratuita)

Pagas: Jira, Monday.com, LeanKit, Runrun.It, Notion e Asana

Conclusão

Para departamentos de RH que desejam otimizar suas operações, entender e aplicar metodologias ágeis como Kanban, Scrum e Lean é fundamental. Usar as ferramentas adequadas pode transformar significativamente a eficiência e a produtividade das equipes.

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