Publicado por Juliana Brito
Uma boa contratação pode ter um impacto gigante na empresa. Cada novo colaborador é um potencial para novas ideiase perspectivas diferentes em projetos. Pode até ser, quem sabe, um futuro líder, que conhece e valoriza a sua organização. Mas, para colher todos esses possíveis frutos, é essencial ter um excelente onboarding.
A importância dos processos de admissão para novos colaboradores frequentemente é subestimada – o que acaba sendo o maior equívoco de muitos negócios. E até mesmo quando a empresa e o RH têm muito clara a relevância dessa etapa, pode ser difícil superar sua complexidade e realizar uma boa entrega.
O objetivo de toda contratação é que ela seja só o início de uma longa jornada, não é mesmo? E não está errado quem diz que as primeiras impressões importam. É inevitável: o primeiro passo para que o seu novo colaborador permaneça muito tempo na sua empresa é o onboarding.
Não adianta achar que é possível fazer um processo de admissão simples, sem cuidado, e compensar depois, ao longo da relação. Claro, esse é um caminho, mas muito mais dispendioso e menos prático. Como em um prédio, as bases dessa nova construção precisam ser sólidas. É muito mais difícil consertar algo errado do que procurar acertar no começo.
Por isso, se você gosta de acertar desde o início e cuidar dos detalhes, esse texto é para você. Nele nós iremos trabalhar:
• O que é onboarding.
• Qual a importância e os benefícios do onboarding.
• Os 4 Cs do onboarding.
• Dicas para fazer um bom processo de admissão.
Vamos lá?
O que é onboarding
O termo onboarding vem da língua inglesa e a sua tradução literal seria embarcar, mais especificamente o momento do embarque. Levando para o ambiente corporativo, essa é a ocasião em que a empresa realiza o processo de entrada e integração de um novo colaborador.
Essa etapa é muito importante, pois nela o colaborador começa a formar seu conjunto de impressões sobre a realidade interna da companhia e entender seus valores e cultura.
Novos funcionários também podem se sentir deslocados a princípio, ansiosos com as tarefas ou a integração com o resto da equipe. Um momento de boas-vindas bem estruturado deve apaziguar essas preocupações.
São muitos os conhecimentos que precisam ser internalizados por um colaborador que acabou de entrar, sejam técnicos, como ferramentas e plataformas, sejam culturais, como líderes e gestores. Por isso, o onboarding não se limita à uma atividade de apenas um dia: é um processo que deve durar até a integração do novo colaborador estar completa.
Os processos de admissão são de responsabilidade do RH inclusive o onboarding. Mas, nesse caso especificamente, envolve muito mais pessoas e áreas do que apenas o RH. Afinal, esse novo colaborador vai ter contato com diversos colegas e equipe, tendo de reportar para um ou mais gestores e fazer parte de uma hierarquia que pode se estender muito. Por isso, o bom onboarding mobiliza muitos setores internos.
Com toda essa relevância e, principalmente, quantidade de detalhes, não é exagero afirmar que o onboarding exige muito planejamento e organização. E é justamente aí que muitas companhias pecam: na execução.
Mas antes de chegarmos a esse ponto, é imprescindível darmos um passo atrás e discutirmos os benefícios do onboarding. Esse é um assunto essencial, tanto para adquirir o senso de direção ao rever essa etapa da jornada do colaborador, como para não subestimar esse processo primordial de admissão com tanto impacto no futuro do novo colaborador.
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Quais os benefícios do onboarding
É possível que você esteja se perguntando: mas por que exatamente o onboarding é tão significativo assim? E como essa importância se manifesta?
De diversas maneiras, na verdade. Há quem pense que essas boas-vindas são só mera cortesia, mas isso não poderia estar mais equivocado. Claro, é sempre bom priorizar o bem-estar corporativo dos seus colaboradores, como explica o conceito de employee experience. Mas, mesmo se não for esse o foco, o ótimo onboarding carrega diversas vantagens para a própria empresa.
Veja só!
Diminuição do turnover
É muito frustrante realizar uma nova contratação, investir no treinamento e na adaptação de um colaborador apenas para vê-lo sair da empresa tão rápido, não é? Não precisamos entrar em detalhes sobre como pode ser complexo o processo de recrutamento e seleção.
Às vezes, a causa disso pode ser justamente o onboarding. Uma boa integração oferece ao colaborador a segurança de se sentir realmente parte da sua equipe e criar vínculo maior com a empresa.
Por isso, lembre-se: pode ser difícil executar um onboarding excelente, mas é melhor do que ter de resolver problemas constantes de alta rotatividade de novos colaboradores.
Maior penetração da cultura organizacional
Quando uma pessoa recém-contratada é bem apresentada aos valores da empresa, ela não só entende e percebe tudo isso – o que já é extremamente importante – como também pratica e vivencia esses hábitos, auxiliando a encorpar a identidade da organização.
Além disso, esse alinhamento facilita para o novo contratado saber para quem ele deve reportar diferentes questões no seu dia: dúvidas profissionais, frustrações, entregas etc.
Aumento no engajamento
Nos primeiros dias, o novo colaborador provavelmente estará mais motivado. Afinal, todo mundo gosta de causar boa impressão e evitar erros logo no começo. A questão é: como manter essa motivação em alta mesmo quando essa fase de “começo no novo emprego” passar?
Manter a motivação pessoal dos colaboradores elevada é um grande desafio. O onboarding é parte da resposta.
É mais fácil para um profissional dar ideias, participar e realizar seu trabalho sem medo quando se sente pertencente à nova empresa e equipe. Por isso, o acolhimento e a integração são tão necessários. O processo de onboarding é vital, já que auxilia os recém-chegados e veteranos da empresa a criarem conexões.
Mais talentos na empresa
Que o mercado é competitivo todo mundo sabe. Manter bons profissionais que desempenham bem suas funções e compreendem com clareza o ambiente cultural da sua empresa não é nada fácil.
Existem diversas maneiras de superar essas dificuldades. Um bom salário com reajustes adequados, benefícios como plano de saúde e plano de carreira são estratégias bem comuns. Mas também é preciso ter olhos para os aspectos mais intangíveis da decisão de permanecer ou sair de uma empresa.
Saber quanto um profissional se sente respeitado na sua empresa, por exemplo, tem impacto muito grande na sua permanência. Assim, garantir que o novo colaborador realmente tenha o seu lugar e enxergue uma trajetória longa para si próprio, caso escolha permanecer, é uma poderosa alternativa para reter talentos na sua organização.
Indo além, o onboarding é o primeiro passo para diversos processos de amadurecimento e desenvolvimento dos colaboradores, como upskilling ou a construção de um PDI, por exemplo.
Os 4 Cs do onboarding
Uma boa maneira de começar a estruturar um modelo de onboarding para a sua empresa é a partir dos 4 Cs. Essa estratégia busca definir os níveis de eficiência que todo o processo de admissão deve seguir, isto é, são as bases feitas para auxiliar o departamento pessoal a determinar o próprio onboarding.
Os 4 Cs, em ordem, são:
Conformidade: aqui, o recém-contratado deve entender os processos mais sistemáticos dentro da organização apresentando as burocracias, regras e processos;
Clarificação: nessa fase, é necessário situar o colaborador nesse ambiente interno ao qual ele foi apresentado. Aqui, discutem-se atribuições, expectativas e hierarquia. Além disso, é o momento de entender as ferramentas, recursos e entregas. Como diz o ditado: combinado não sai caro;
Cultura: como o próprio nome já revela, essa etapa objetiva apresentar a cultura organizacional da empresa. Ou seja, introduzir o novo colaborador ao clima organizacional, mostrar como as relações são construídas e falar das visões e dos valores da organização.
E, se você não consegue distinguir muito bem qual é a cultura da sua empresa, então leia agora o artigo que escrevemos sobre esse assunto clicando aqui;
Conexão: o último nível do onboarding bem executado é a construção de relações interpessoais com o novo colaborador e as pessoas da empresa, principalmente da sua equipe. Essas conexões são extremamente importantes, tanto pelo vínculo que elas indiretamente constroem entre o funcionário e a empresa, como pelo conforto de trabalhar com pessoas com certo grau de intimidade, ao invés de simples estranhos.
Dicas para fazer um bom processo de admissão
Chegamos ao grande momento: sendo o onboarding tão importante, como é possível executá-lo bem? Existem maneiras e maneiras, e é necessário que o RH saiba adaptar qualquer sugestão à realidade interna da própria empresa.
Para que sua organização possa ter um ótimo processo de admissão, veja a seguir as sugestões que preparamos.
Tudo começa com um bom planejamento
Muitas empresas pecam na qualidade do onboarding por entenderem que ele diz respeito apenas ao primeiro dia do novo colaborador. Muito pelo contrário: um bom processo de onboarding começa antes do primeiro dia e segue por 3 ou 4 meses.
Considerando essa longa duração, é claro que precisa haver um bom planejamento, não é mesmo?
Uma alternativa interessante para estruturar o seu processo de admissão é reunir tudo que o recém-contratado precisa saber e vivenciar para adaptar-se à empresa. Quais pessoas ele precisa conhecer e conversar, quais plataformas precisa dominar, quais suas atribuições etc.
Com essas informações, fragmente o processo de onboarding e crie um plano de quando e como apresentar o novo colaborador e cada um desses elementos que você levantou.
Quando o candidato aceita a proposta, o onboarding começa
Falamos que o onboarding começa antes do primeiro dia. Quando, exatamente? Muitas empresas consideram que o início do onboarding é o momento em que o candidato aceita a proposta. A partir daí, a empresa já tem uma relação com o novo colaborador e o novo colaborador, por sua vez, já tem expectativas e impressões em relação à empresa.
Nesse começo, é interessante enviar para o colaborador todas as informações que ele possa precisar, auxiliá-lo com os aspectos burocráticos da contratação, configurar seus acessos e e-mail corporativo, e avaliar com ele quais equipamentos ele precisará para providenciá-los.
O onboarding é um processo paciente
Roma não foi construída em um dia. Pense em quanto tempo demorou para você estar acostumado com a empresa que está agora. Não aconteceu em uma semana, não é mesmo? Por isso, não tente apresentar tudo para o novo colaborador de uma vez: isso só irá sobrecarregá-lo e prejudicar o processo de aprendizado e assimilação.
Tenha paciência e estruture um onboarding que vá situando o recém-contratado na organização de forma gradual.
Planeje alternativas para integração
Seja marcando um almoço, um evento mais descontraído ou utilizando dinâmicas em grupo, o ponto central é: integre o novo colaborador.
Não é necessário que o recém-contratado e a sua nova equipe tornem-se amigos inseparáveis no primeiro dia, mas é sempre válido incentivar a construção de uma relação entre ambas as partes. Nesse caso, é provável que o novato esteja mais retraído e espere a iniciativa ou da empresa ou dos seus pares.
Faça acompanhamentos
Você e sua equipe planejaram um longo e delicado processo. Como verificar se ele está funcionando adequadamente? Com acompanhamentos.
Verifique com o novo colaborador se há pontos para melhorar no onboarding pedindo por feedbacks e avaliando o seu processo de integração.
Mesmo que o modelo de onboarding da sua empresa já seja maduro, ainda assim os acompanhamentos são essenciais. Pessoas são diferentes e, às vezes, alguns colaboradores podem experimentar dificuldades na sua adaptação. É essencial que o RH perceba e aja, evitando essas situações.
Com esse conhecimento, a sua empresa vai poder construir um excelente onboarding!
